Exemples concrets d’automatisations RH réussies avec un chatbot
De plus en plus d’entreprises ont recours à un chatbot dopé à l’intelligence artificielle, dans le but d’automatiser certaines tâches répétitives et chronophages. C’est notamment le cas dans les services des ressources humaines !
Découvrez à travers cet article complet tous les exemples pour l’automatisation des processus RH. Nous verrons point par point les exemples de tâches qu’il est possible d’automatiser à la fois dans les processus de recrutement ainsi que ceux administratifs.
Chatbot RH : définition et avantages d’un assistant virtuel dédié aux ressources humaines
Un chatbot RH, ou assistant virtuel RH, est un programme informatique basé sur l’intelligence artificielle conçu pour interagir avec les collaborateurs et les candidats, dans le but d’automatiser des tâches liées à la gestion des ressources humaines. Il comprend les requêtes exprimées en langage naturel et fournit des réponses personnalisées, instantanées et contextualisées, via différents canaux (intranet, messagerie, mobile, etc.)
Un chatbot est disponible en tout temps et en toute heure, souvent de matière multicanal. Imaginez un système RH disponible directement via les messageries instantanées 24h/24 et 7j/7 !
Évidemment, l’automatisation ne remplace pas l’humain dans toutes les étapes… ! On vous conseille d’automatiser ce qui peut l’être, dans le but de dégager à la fois du temps et des ressources. L’automatisation par IA d’un chatbot RH se fera principalement sur le recrutement et sur la gestion des demandes des agents de l’entreprise.
Voici tous les exemples des tâches à automatiser pour un chatbot dans le domaine des ressources humaines !
Les exemples d’automatisation du processus de recrutement par un chatbot dédié aux RH
Ce n’est pas un mythe : de nombreux services RH ont décidé d’automatiser par IA leur processus de recrutement. Un chatbot RH va permettre de rationaliser, optimiser et déléguer les tâches répétitives et chronophages.
Voici la liste des différentes tâches qui peuvent être automatisées par un chatbot dans la gestion des candidatures et dans le processus d’embauche !
Le sourcing et la diffusion des offres
Un chatbot RH est capable de rechercher activement des candidats via des plateformes professionnelles (LinkedIn, Indeed, etc.), en utilisant des critères prédéfinis par les recruteurs.
Il va pouvoir également publier de manière automatique les offres d’emploi sur des canaux adaptés : sites spécialisés et généralistes ; réseaux sociaux. Le tout est optimisé en termes de SEO : le chatbot utilise l’IA pour sélectionner des mots-clés et améliorer le référencement des offres publiées, ce qui va attirer davantage de candidats qualifiés !
La centralisation des et le tri des candidatures par IA
Un chatbot va centraliser sur une plateforme unique toutes les candidatures reçues : elle va regrouper automatiquement les candidatures reçues des diverses sources.
Le chatbot va ensuite faire une analyse automatisée des CV avec une extraction automatique des informations pertinentes, notamment en identifiant les mots-clés et les qualifications recherchés.
La présélection est ainsi automatique des différents profils de candidats, à partir de leur formation, leur expérience ainsi que leurs compétences clés. Cela est rendu possible par l’utilisation de techniques de compréhension du langage naturel par le chatbot.
Planification des entretiens
Le chatbot IA va pouvoir proposer automatiquement des créneaux disponibles aux candidats sélectionnés, à partir des agendas professionnels des recruteurs. Une confirmation automatique est envoyée aux candidats avec un rappel avant les rendez-vous !
Il est notamment possible pour le candidat, comme pour le recruteur, de modifier ou d’annuler le rendez-vous directement via le chatbot, qui réorganise alors de manière automatique le calendrier.
Communication avec les candidats
Dès réception d’une candidature, le chatbot envoie de manière automatisée un accusé confirmant la prise en compte de celle-ci.
Il pourra notamment envoyer des réponses négatives personnalisées pour informer les candidats non-retenus, comme il pourra envoyer des questionnaires préliminaires pour filtrer davantage les candidats avant la phase d’entretien !
Les outils d’évaluation structurés automatisés
Certains chatbots IA automatisent l’envoi de tests techniques ou de questionnaires de soft skills. Ils intègrent les résultats dans le dossier du candidat pour une analyse plus rapide et objective !
Onboarding automatisé
La gestion administrative RH dans le processus de recrutement est largement simplifiée grâce à un chatbot, comme l’envoi des documents administratifs à signer électroniquement (contrats, avenants, charte interne).
Aussi, les informations clés sont envoyées automatiquement au manager, pour faciliter l’intégration du nouveau collaborateur. Il est aussi possible d’automatiser une liste d’étapes à suivre pour la bonne intégration du collaborateur : création d’accès, formation initiale, mise en relation avec les équipes…
Chatbot et ressources humaines : les exemples pour automatiser le processus administratif
Automatiser les questions du service RH grâce à un chatbot RH est désormais monnaie courante !
Les salariés peuvent par exemple demander leur soldes de congés payés, consulter leur fiche de paie, voir préparer leur entretien professionnel directement via un chatbot spécialisé RH. On parle ainsi d’automatisation des questions RH des différents agents de l’entreprise. Voici tous les exemples dans les tâches courantes que peut automatiser un chatbot RH en interne !
La gestion automatisée des congés et des absences
Les demandes de congés sont automatisées et peuvent permettre aux collaborateurs de déposer leurs demandes auprès du chatbot, qui transmet automatiquement les demandes aux responsables concernés. Les collaborateurs sont ensuite informés en temps réel de l’avancement de leur demande ! Ils peuvent consulter instantanément le solde de leurs congés à tout moment, via le chatbot.
Consultation rapide de documents administratifs
L’accès aux bulletins de paie et tout autre document administratif important sont instantanés et sécurisés pour les collaborateurs. Les demandes de duplicata sont également simplifiées : certificat de travail, attestations, etc.
L’orientation des collaborateurs vers les formulaires ou les ressources administratives appropriées est également automatisée, que ce soit sur l’intranet ou le portail RH.
Réponses automatisées aux questions courantes
Toutes les informations relatives à la mutuelle et aux avantages sociaux sont également immédiates (complément familial, remboursement des frais).
Notamment, les réponses peuvent être automatisées concernant les informations sur les formations professionnelles, les procédures pour le télétravail ou encore les modalités contractuelles particulières.
Gestion automatisée du temps de travail par chatbot
Le pointage et le suivi horaire peuvent désormais être automatisés : le chatbot est intégré directement avec les systèmes de gestion du temps. Cela facilite la consultation et le suivi des horaires, tout comme le pointage et les heures supplémentaires.
De plus, il est possible d’avoir un accès immédiat aux plannings individuels et collectifs via le chatbot !
Assistance automatisée sur la paie et obligations légales
Les questions sur la paie passent désormais par le chatbot qui fournit des réponses rapides aux diverses interrogations des salariés : calcul de la rémunération, primes, obligations fiscales et sociales.
Préqualification des demandes RH
Lorsqu’un collaborateur fait une requête, le chatbot l’analyse, identifie la thématique (comme la paie, la formation, ou le contrat). Puis, il détermine le bon interlocuteur : un ticket est généré automatiquement dans l’outil de gestion RH ou de helpdesk, avec toutes les informations déjà remplies pour être traitées par l’équipe concernée. Le service RH ne reçoit ainsi que les demandes qualifiées et structurées, prêtes à être traitées, ce qui réduit considérablement les délais !
Accès rapide au règlement intérieur et politique d’entreprise
Le chatbot fournit des réponses claires et instantanées concernant les procédures internes spécifiques (politique de confidentialité, processus internes, règlements divers). Il peut notamment guider les collaborateurs vers les ressources internes utiles lorsque des informations complémentaires sont nécessaires.
Les autres tâches automatisées RH
L’automatisation des ressources humaines par un chatbot est encore bien plus vaste que les questions de recrutement ou les demandes de congés. De nombreuses fonctions transverses peuvent également être prises en charge par un chatbot RH.
Voici donc les autres fonctionnalités que peut apporter un chatbot RH !
Collecte de feedback et enquêtes de satisfaction
Le chatbot envoie régulièrement des enquêtes de satisfaction ou de bien-être au travail, que ce soit de manière planifiée ou contextuelle (par exemple, après une formation ou un onboarding). Ensuite, les réponses sont automatiquement agrégées et synthétisées pour alimenter les tableaux de bord RH.
Diffusion rapide d’informations clés et communication de crise
Le chatbot va relayer instantanément les communications officielles lors de changements d’organisation, nouvelles réglementations ou situations exceptionnelles (ex : pandémie, fusion…). Il pourra notamment clarifier les impacts de ces changements à qui le demandent ! Il pourra ensuite s’assurer que les messages ont bien été reçus et compris en posant des questions pertinentes.
Notifications et rappels automatisés
Les rappels sont envoyés automatiquement via le chatbot RH aux collaborateurs pour la remise de documents, la validation de congés, ou la fin de périodes d’essai, etc. Si une action n’a pas été réalisée, le chatbot relance de manière proactive avec un lien direct vers la tâche concernée (relance intelligente). Il peut notamment planifier des campagnes d’information RH, par exemple : « Rappel : ouverture des entretiens annuels cette semaine ».
Support aux managers
Le chatbot pourra aider rapidement le manager dans la gestion d’équipe : accès direct à des tableaux de bord RH synthétiques (absentéisme, congés à venir, mouvements d’équipe…). Il peut notamment afficher les KPIs RH pour aider le manager à piloter ses ressources humaines et l’accompagner dans les processus managériaux, comme le rappel des échanges de management (entretiens annuels, retours à chaud, intégration de nouvelle recrue…).
Les avantages de l’automatisation par chatbot pour les ressources humaines
Un chatbot pour les ressources humaines présente de nombreux avantages pour les équipes RH ! Il permet de traiter un grand volume de demandes RH, sans mobiliser plus de personnel. Grâce à l’automatisation, une seule personne peut gérer ce qui nécessitait auparavant une équipe.
Cela limite les besoins en recrutement ou en renfort temporaire, surtout lors des pics d’activité (campagnes d’entretiens, paie, recrutement…). Les équipes RH peuvent se concentrer sur des missions plus stratégiques.
Automatiser les tâches répétitives des processus RH
En premier lieu, l’automatisation de tâches répétitives est un gain de temps énorme pour les équipes RH ! Comme on l’a vu, une partie importante de l’administratif peut ainsi être déléguée à un chatbot.
Dans le domaine du recrutement en particulier, l’automatisation permet de gérer plus efficacement les candidatures, depuis leur réception jusqu’à la planification des entretiens. Les recruteurs peuvent ainsi se concentrer sur l’analyse qualitative des candidatures, mais aussi sur leur stratégie de recrutement.
Réduction des erreurs dans les processus RH
La réduction des erreurs humaines est aussi un des avantages de l’automatisation par chatbot. Les systèmes automatisés appliquent systématiquement les règles internes, ce qui permet de limiter grandement les risques d’erreurs ou de biais.
Cependant, il faut garder en tête le risque d’hallucination des modèles de langage IA. C’est pourquoi un monitoring rigoureux du chatbot RH basé sur l’intelligence artificielle reste indispensable. Vous n’êtes pas sans savoir que les LLM peuvent parfois générer des informations incorrectes ou inventer des réponses qui semblent plausibles, mais sont factuellement fausses !
Disponibilité 24 h/24 et 7j/7 pour l’entreprise
Un des principaux avantages d’un chatbot pour une entreprise est qu’il est disponible 24 h/24 et 7 j/7. C’est une assistance continue, accessible à tout moment, même en dehors des horaires de bureau, ce qui est particulièrement utile pour les équipes internationales ou en télétravail.
L’accès au chatbot pour les employés est simple, rapide et personnalisé à l’information et aux services RH améliore considérablement la satisfaction des employés. Moins de frustration dans l’attente d’une réponse ou la difficulté à trouver de l’information !
